Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données décrites ci-dessous est NYSIS, société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 10 000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 852 868 769 R.C.S. Paris, dont le siège social est situé 2 rue de Turenne, 75004 Paris, France.

Pour toute question relative à vos données, vous pouvez utiliser notre formulaire de contact.

Données collectées

Scrutalis collecte les données d’identité des comptes (prénom, nom, email) des administrateurs et des salariés éligibles à un vote, ainsi qu’un journal des actions effectuées sur la plateforme (connexions, création et gestion des référendums).

Scrutalis ne collecte jamais le contenu d’un vote associé à un compte : chaque bulletin est chiffré et aucune donnée en base ne permet de relier un vote exprimé à la personne qui l’a exprimé.

Finalités du traitement

Ces données sont traitées pour permettre la gestion des comptes, l’organisation et la sécurisation des référendums, et la traçabilité légale du scrutin (preuve d’intégrité du processus de vote).

Base légale

Le traitement repose sur base légale à préciser : intérêt légitime de l’employeur / exécution d’un accord d’entreprise / consentement, selon le contexte d’usage.

Durée de conservation

Les documents joints à un référendum et l’archive scellée du résultat sont conservés pendant une durée définie par l’entreprise cliente (paramétrable dans la configuration du Service).

Le journal d’audit est conservé de façon continue et scellée cryptographiquement (chaînage des entrées) afin de garantir qu’aucune action passée ne puisse être modifiée ou supprimée sans que cela soit détectable — cette conservation continue peut, par construction technique, entrer en tension avec une demande d’effacement portant sur une entrée individuelle du journal. Ce point est documenté et peut faire l’objet d’une demande spécifique via notre formulaire de contact.

Destinataires des données

Les données sont accessibles aux personnes autorisées de l’entreprise cliente (comptes administrateurs) et ne sont transmises à aucun tiers, hormis les sous-traitants techniques nécessaires au fonctionnement du Service : l’hébergement (OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France), l’envoi des SMS d’authentification lorsque cette option est activée (Brevo, société française), et l’envoi des emails transactionnels (codes de connexion, notifications) via un service SMTP dont le prestataire exact dépend de la configuration retenue lors du déploiement prestataire d’envoi d’email à préciser.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et, sous réserve des contraintes décrites ci-dessus pour le journal d’audit, d’effacement de vos données, ainsi que d’un droit à la portabilité. Pour exercer ces droits, vous pouvez utiliser notre formulaire de contact.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) — www.cnil.fr.

Sécurité

Chaque bulletin de vote est chiffré par cryptographie à seuil (ElectionGuard) ; la clé de déchiffrement est répartie entre plusieurs garants indépendants et nécessite un quorum pour être utilisée. L’authentification des comptes administrateurs se fait par un code à usage unique envoyé par email, sans mot de passe stocké. Le journal d’audit est protégé par un chaînage cryptographique qui rend toute altération détectable.

Cookies et mesure d’audience

Le site public (pages de présentation, tarifs, FAQ) utilise Matomo, un outil de mesure d’audience auto-hébergé (hébergé par nos soins, jamais transmis à un tiers), configuré pour bénéficier de l’exemption de consentement recommandée par la CNIL pour les outils de mesure d’audience : aucun cookie de suivi n’est déposé, votre adresse IP est anonymisée avant tout stockage, les données ne servent qu’à produire des statistiques de fréquentation internes (jamais de profilage publicitaire, jamais de croisement avec d’autres fichiers ni de suivi entre sites), et elles sont conservées au maximum durée de conservation Matomo, en mois. Vous pouvez vous y opposer à tout moment via le formulaire ci-dessous.

Cette mesure d’audience ne s’applique jamais aux pages de vote, de soumission de part de garant ou d’inscription, qui ne portent aucun tracker.

Hébergement des données

Ce site et les données sont hébergés par OVH SAS, société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 424 761 419, dont le siège social est situé 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France — téléphone : 1007 (depuis la France) ou +33 9 72 10 10 07. Site : www.ovhcloud.com.